Bảng chi phí thực chiến

Chi phí mở quán trà sữa gồm những khoản nào? Bảng đầy đủ và cách tự tính

Danh sách chi phí thiếu một dòng thôi là cả bảng tính sai. Và dòng hay thiếu nhất lại là dòng đắt nhất.

Đăng ngày 15/08/2026 · Lại Thế Vũ · Đọc khoảng 9 phút

Chi phí mở quán trà sữa hầu như luôn được hỏi dưới dạng một con số: “cần bao nhiêu tiền?”. Nhưng một con số tổng không giúp bạn quyết định gì cả — vì hai quán cùng 200 triệu có thể một quán sống khoẻ, một quán đóng cửa sau bốn tháng. Cái quyết định không phải tổng vốn, mà là tiền đó chia thành những nhóm nào và mỗi ngày bạn phải bán bao nhiêu ly để không lỗ.

1. Ba nhóm chi phí — và nhóm ai cũng tính thiếu

Mọi khoản tiền bạn bỏ ra khi mở quán trà sữa đều rơi vào đúng một trong ba nhóm. Ba nhóm này có bản chất khác nhau hoàn toàn, nên trộn chung vào một con số tổng là nguyên nhân số một khiến bảng tính vô dụng:

Nhóm bị tính thiếu nhiều nhất là nhóm 3. Người mở quán lần đầu thường lập bảng rất chi tiết cho nhóm 1 — máy móc bao nhiêu, thi công bao nhiêu, biển hiệu bao nhiêu — rồi để nhóm 3 dưới dạng một dòng mơ hồ “dự phòng”.

Quán không chết vì thiếu tiền lúc xây. Quán chết vì hết tiền lúc chờ khách quen.

2. Nhóm 1: chi phí setup ban đầu

Đây là danh sách khoản mục bạn phải điền đủ trước khi nói bất kỳ con số tổng nào. Tôi để trống phần tiền vì giá thiết bị và giá thi công chênh nhau rất lớn theo khu vực và theo mức bạn chọn — điều quan trọng là không bỏ sót dòng nào:

Một điểm kỹ thuật rất hay bị hiểu sai: tiền setup không biến mất trong ngày khai trương. Nó được khấu hao — chia đều vào chi phí hằng tháng theo tuổi thọ tài sản. Trong bộ số liệu vận hành tôi dùng làm chuẩn cho mô hình quán nhỏ, phần setup 110 triệu được khấu hao 36 tháng, tức 3.055.556đ mỗi tháng. Nếu bạn không đưa dòng này vào bảng chi phí, bạn sẽ tưởng mình đang lãi trong khi thực chất đang ăn dần vào vốn.

3. Nhóm 2: chi phí cố định hằng tháng

“Cố định” nghĩa là bạn phải trả dù hôm đó trời mưa và không bán được ly nào. Đây là bảng của mô hình quán nhỏ tôi dùng làm mốc đối chiếu — bạn thay số của mình vào, nhưng giữ nguyên đủ các dòng:

Hai dòng gây tranh cãi nhất

Lương cho chính bạn. Rất nhiều bảng tính bỏ dòng này với lý do “mình tự đứng quán, có phải trả cho ai đâu”. Nếu bạn đứng quán mười tiếng mỗi ngày mà không trả lương cho mình, bạn đang tài trợ cho quán bằng chính sức lao động của mình mà không biết. Ngày bạn ốm và phải thuê người thay, chi phí thật lộ ra ngay — và quán từ “có lãi” thành lỗ chỉ sau một dòng Excel.

Khấu hao. Máy làm đá, tủ mát, bàn ghế đều có tuổi thọ. Không trích khấu hao nghĩa là đến năm thứ ba, khi mọi thứ đồng loạt hỏng, bạn không có tiền thay và phải vay đúng lúc dòng tiền yếu nhất.

Với trà sữa, có thêm vài dòng cố định mà mô hình cà phê thuần không có: phí duy trì phần mềm bán hàng, phí nền tảng giao đồ ăn nếu bạn bán qua ứng dụng, và chi phí bao bì tối thiểu đặt theo lô. Bao bì trà sữa — ly nhựa, nắp dập, ống hút to, túi — nặng hơn cà phê đáng kể, và thường phải nhập theo thùng nên nó vừa là chi phí biến đổi vừa chiếm vốn nằm kho.

4. Nhóm 3: vốn lưu động — khoản giết quán âm thầm

Vốn lưu động là tiền phải luôn có sẵn để quán vận hành: nhập nguyên liệu, trả lương, đóng tiền thuê, và chịu lỗ trong giai đoạn chưa có khách quen. Trong mô hình mốc 200 triệu, phần này chiếm 90 triệu — gần một nửa tổng vốn.

Ba tháng đầu gần như chắc chắn chưa đạt điểm hoà vốn. Con số bạn cần trả lời trước khi ký hợp đồng thuê là: nếu ba tháng liền tôi chỉ đạt 60% mục tiêu, tôi còn đủ tiền không? Nếu câu trả lời là không, bảng vốn của bạn chưa xong — dù tổng số trông có vẻ lớn.

• Tiền cọc mặt bằng thường 3–6 tháng, nằm chết suốt thời gian thuê.
• Hàng tồn nguyên liệu: trà, bột sữa, trân châu, topping, siro — nhiều thứ hạn dùng ngắn, nhập nhiều là chôn vốn và có nguy cơ bỏ.
• Bao bì đặt in riêng thường phải đặt số lượng lớn mới có giá tốt — cân nhắc kỹ giữa giá rẻ và vốn nằm kho.

5. Quy tất cả về một con số: số ly mỗi ngày

Đây là bước biến bảng chi phí thành một câu hỏi trả lời được. Điểm hoà vốn (break-even point) là mức bán mà tại đó bạn không lãi, không lỗ. Chỉ ba bước:

Áp bộ số mốc ở trên vào công thức này: giá bán trung bình 26.000đ, giá vốn nguyên liệu 30% tức 7.800đ, lãi gộp 18.200đ mỗi ly. Lấy 29.955.556đ chia cho 18.200đ ra khoảng 1.646 ly mỗi tháng, chia tiếp cho 30 ngày ra 55 ly mỗi ngày — tương đương khoảng 1,43 triệu doanh thu mỗi ngày, chỉ để về mo.

55 ly trải trên mười hai tiếng mở cửa nghĩa là trung bình một khách mỗi mười ba phút, đều đặn cả tuần, kể cả ngày mưa. Khi quy ra như vậy, bạn sẽ nhìn mặt bằng định thuê bằng con mắt khác hẳn.

Ba con số đệm nên tính ngay từ đầu

• Đệm an toàn 25% → 69 ly/ngày. Đây mới là mục tiêu vận hành thực tế, vì không tháng nào mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch.
• Giảm giá 20% để hút khách → 77 ly/ngày. Giảm giá không lấy đi 20% lãi — nó ăn thẳng vào lãi gộp, nên số ly phải bán tăng vọt. Đây là lý do các chương trình “đồng giá” hay giết quán nhỏ.
• Thuê thêm một nhân viên → 63 ly/ngày. Mỗi người thêm vào là một mức hoà vốn mới.

6. Trà sữa khác cà phê ở chỗ nào khi tính chi phí

Công thức không đổi, nhưng bốn biến số thay đổi — và bạn phải tự đo bốn biến này cho mô hình của mình thay vì mượn số của quán khác:

1. Giá vốn nguyên liệu thường cao hơn. Một ly trà sữa full topping có thể gấp đôi giá vốn ly trà sữa trơn. Nếu menu bạn nghiêng về món nhiều topping, tỷ lệ giá vốn 30% có thể không còn đúng — phải tính lại theo cơ cấu bán thật.
2. Bao bì đắt hơn rõ rệt. Ly, nắp dập, ống hút to, túi, tem — đưa hết vào giá vốn mỗi ly, đừng để ở “chi phí khác”.
3. Hao hụt và hạn dùng khắt khe hơn. Trân châu, kem trứng, trà đã ủ đều có thời hạn tính bằng giờ. Phần đổ bỏ cuối ngày là chi phí thật, phải theo dõi, không được coi là chuyện nhỏ.
4. Tỷ trọng đơn giao hàng cao hơn. Đơn qua ứng dụng có chiết khấu nền tảng — nếu bạn dùng cùng một giá bán cho cả tại quán và ứng dụng, lãi gộp thực tế của đơn giao hàng thấp hơn nhiều so với con số bạn đang tính.

Cách xử lý gọn: tính hai điểm hoà vốn riêng — một cho doanh thu tại quán, một cho doanh thu qua ứng dụng — rồi ghép theo tỷ trọng bạn dự kiến. Nếu chưa biết tỷ trọng, hãy giả định thận trọng nghiêng về phía ứng dụng, vì đó là kịch bản xấu hơn.

Về mặt thủ tục

Quán nhỏ thường đăng ký hộ kinh doanh; thông tin chính thức tra tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Ngoài ra trà sữa là ngành ăn uống nên có yêu cầu về điều kiện an toàn thực phẩm — đưa cả lệ phí lẫn thời gian làm thủ tục vào bảng chi phí ngay từ đầu, đừng để phát sinh giữa lúc đang thi công.

7. Năm sai lầm khiến bảng chi phí sai từ đầu

1. Không trả lương cho mình. Bảng đẹp giả tạo, và bạn không biết mình đang làm không công cho tới lúc kiệt sức.
2. Không trích khấu hao. Lãi hôm nay là tiền của cái tủ mát sẽ hỏng năm sau.
3. Dồn hết tiền vào setup. Quán đẹp mà không còn tiền chịu lỗ ba tháng đầu là quán đóng cửa sớm.
4. Lấy doanh thu ngày khai trương làm chuẩn. Hôm đó bạn bè tới ủng hộ. Hãy lấy trung bình từ tuần thứ ba trở đi, và nhớ trừ cả những ngày mưa.
5. Bỏ bao bì ra khỏi giá vốn. Với trà sữa, đây là khoản đủ lớn để làm lệch điểm hoà vốn cả chục ly mỗi ngày.

Đọc tiếp

• Mở quán cà phê cần bao nhiêu vốn? Bảng vốn thật và điểm hoà vốn
• 4 con số thật khi tôi gửi 294 email cho tệp khách cũ 2 năm
• Bộ tài liệu Setup Quán Cà Phê – Trà Sữa A–Z
• Cố vấn đầu tư 1:1

Tóm lại: đừng dừng ở câu hỏi “chi phí mở quán trà sữa hết bao nhiêu”. Hãy chia tiền thành ba nhóm, điền đủ từng dòng — nhất là lương của bạn và khấu hao — rồi quy tất cả về số ly phải bán mỗi ngày. Cầm con số đó ra đứng trước mặt bằng định thuê. Đó mới là câu hỏi quyết định bạn có mở quán được hay không.